Política de protección de datos personales

Generalidades

La presente política surge como respuesta a la necesidad de dar cumplimiento a la entrada en vigencia de la ley estatutaria 1581 de 2012, la cual tiene como objetivo dictar disposiciones generales sobre la protección del derecho fundamental que tienen todas las personas a autorizar la información personal que es almacenada en la base de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación. Por lo anterior COMUNICACION 360 GRADOS SAS, propietaria y representante también de la marca TRES60 Consultores, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, ha diseñado esta política con el fin de proteger los derechos de los titulares de datos personales que hayan proveído o provean información a esta empresa y sus marcas relacionadas anteriormente, la cual será tratada con diligencia y profesionalismo para asegurar a nuestros clientes, proveedores y empleados la eficacia e integridad de sus derechos.

Objetivo

La implementación de esta política tiene como finalidad garantizar a los trabajadores, clientes y proveedores el pleno derecho de confidencialidad de la información almacenada obtenida legalmente conforme a los lineamientos legales establecidos por la ley regulatoria que involucre el manejo de datos personales.

Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: hace referencia a aquellos datos que no son privados, semiprivados o sensibles.
• Dato semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación interesa, además del titular, a ciertos sectores o grupo de personas específicas.
• Dato privado: es el dato que es solo relevante para el titular por su naturaleza íntima y reservada.
• Dato sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede causar discriminación por revelar su origen racial o étnico, orientación religiosa, política, su pertenencia a sindicatos u organizaciones, así como datos referentes a su estado de salud, vida sexual o biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de la base de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Consulta: es la revisión que hace el titular de su información contenida en la base de datos de COMUNICACION 360 GRADOS SAS.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de privacidad: es un documento, físico o electrónico, emitido por el responsable del tratamiento y cuya finalidad es la de informar al titular las políticas de datos personales aplicables, así como la forma de acceder a ellos y las finalidades de su tratamiento.

Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargado. Este derecho se podrá ejercer siempre y cuando la información sea parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el encargado del tratamiento, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Casos en los que la empresa COMUNICACION 360 GRADOS no requiere autorización por parte del titular

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública que no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Casos de urgencias médicas o sanitarias.
• Tratamiento de información autorizada por la ley por fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Deberes de los responsables del tratamiento

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Finalidad

Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de la empresa con las siguientes finalidades:

• Para el cumplimiento de sus obligaciones legales con sus trabajadores.
• Para la verificación de saldos con sus acreedores.
• Para el fortalecimiento de sus relaciones con sus proveedores y clientes mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de quejas y reclamos (PQRS).
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos.
• Para contactar vía correo electrónico o cualquier otro medio, personas naturales con quienes se tiene o se ha tenido relación ya sea trabajadores, terceros, proveedores o clientes.

Autorización

La empresa debe solicitar autorización previa, expresa e informada de los titulares de los datos personales sobre los cuales se requiera realizar el tratamiento. Autorización previa: hace referencia a que el consentimiento del titular debe ser otorgado a más tardar al momento de la recopilación de los datos personales. Autorización expresa: quiere decir que el titular debe dar el consentimiento explícito y concreto para el manejo de sus datos personales. Esta manifestación de voluntad puede darse a través de los siguientes mecanismos:

• De forma oral, por ejemplo, mediante llamada telefónica.
• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización o formulario web.
• Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización.

Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de naturaleza sensible

El tratamiento de datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa del titular, por lo anterior la empresa deberá:

• Informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.
• Informar al titular cuáles de los datos no está obligado a autorizar tratamiento por su naturaleza sensible.

Tratamiento de datos personales de menores de edad y adolescentes

Según lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la empresa solo realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de los datos personales correspondientes a menores de edad y adolescentes siempre que se respeten los intereses y derechos de los mismos. Por ello COMUNICACION 360 GRADOS SAS deberá contar con autorización expresa y previa del representante legal o padres de los niños, niñas y adolescentes.

Procedimiento para consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales

Los titulares de los datos personales podrán ejercer en cualquier momento su derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización. Para efecto de lo anterior se seguirá el siguiente procedimiento de conformidad con lo establecido en la ley de protección de datos.

Procedimiento para el trámite de reclamos o solicitudes

El titular o causahabiente podrá solicitar petición, queja o reclamo respecto al manejo y tratamiento inadecuado de sus datos personales. Los medios para la atención y recepción de peticiones y consultas por parte de los titulares, son los siguientes:

• Solicitud presentada al correo electrónico info@tres60.co.

La solicitud o comunicación deberá contener como mínimo:

• El nombre, identificación o domicilio del titular.
• Si se presenta a través de personas diferentes al titular, los documentos que acrediten la calidad con la cual se presenta.
• Descripción clara y precisa de los hechos que dieron lugar al reclamo.
• La dirección a la que debe enviarse la respuesta.

De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, COMUNICACION 360 GRADOS SAS cuenta con un término no mayor a 15 días hábiles, a partir del día siguiente a la recepción de los documentos, para resolver la consulta. En caso de que la información resulte incompleta, la empresa solicitará al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de los documentos. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Responsable y encargado del tratamiento

Vigencia

La presente política rige a partir del 28 de octubre de 2016 y estará vigente hasta el momento en que expresamente se modifique o se revoque.

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